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Gerenciar os custos de viagens corporativas é um desafio para muitas empresas. Veja algumas dicas de como melhorar sua gestão de viagens.

Viagens corporativas são essenciais para a conquista de um novo mercado ou de uma parceria comercial, para atrair novos clientes e até para participação em eventos importantes e reuniões. Mesmo com uma infinidade de tecnologias que estão a nossa disposição, o contato pessoal ainda se faz necessário e, portanto, as viagens corporativas desempenham um papel importante nesse contexto. As despesas com viagens corporativas muitas vezes representam números expressivos nos relatórios financeiros do final do mês. Viagens a negócios estão hoje entre os maiores gastos das empresas, e em muitas empresas, acaba ficando atrás somente da folha de pagamento e tecnologia. Mas existem algumas maneiras para economizar com viagens corporativas que a maioria das empresas ainda desconhecem.

Gestão de Viagens Corporativas

O principal problema em uma organização que tem gastos com viagens é a gestão ineficiente. Em muitas empresas, faltam planejamento e políticas de viagens bem estruturadas, com foco na redução de custos e no perfil da empresa. Antes de começar a pensar em reduzir custos, porém, a empresa precisa identificar quais áreas mais necessitam viajar, que tipo de viagem ocorre com mais frequência e em qual época do ano existem mais compromissos.

 Veja como a Best Way pode reduzir os custos com viagens de sua empresa

Após ter essas informações, é possível elaborar uma política de viagens com foco na redução de custos. Esse é um processo que necessita bastante cuidado e controle, por isso é muito importante o papel do gestor de viagens para criar a política junto com a empresa. Muitas vezes, quem tem essa função dentro das organizações são funcionários que não têm muito conhecimento na área e não assimilam a complexidade do turismo corporativo. Um gestor de viagens pode desempenhar um papel significativo na elaboração de políticas e gestão de viagens, pois são eles que respondem dentro do ambiente corporativo sobre esse tema e promovem o contato entre agência, fornecedor e cliente.

Por onde começar

A primeira solução que vem à tona quando se fala em economizar com viagens corporativas é a antecedência na compra de bilhetes, que é a principal solução, mas que a maioria das empresas tem dificuldades em praticar.

A sugestão é de comprar os bilhetes com até 10 dias antes da viagem para não pagar as tarifas elevadas das companhias aéreas, e isso só é possível se existir um planejamento de viagens alinhado com a empresa. Mas essa não é a única solução; existem diversas outras maneiras de reduzir custos.

Pontos chaves para economia

• Uso do Self Booking com objetivo de apresentar maior controle dos gastos;
  Conheça melhor cada uma das ferramentas de Self Booking que a Best Way Viagens tem a lhe oferecer.
• Fechar acordos com companhias aéreas pode render bons descontos no preço dos bilhetes. Acontece o mesmo com fornecedores terrestres. (Mas isso apenas é possível se a empresa apresentar volume compatível para tais acordos);
• Muitas vezes, os viajantes optam por hotéis mais conhecidos quando uma reunião é agendada, e esquecem que existem outras opções tão boas quanto e que podem ser mais rentáveis;
• É preciso ser feito um controle dos gastos excessivos, como alimentação, transporte, frigobar, telefonemas particulares e estacionamento;
• Melhoria na gestão de reembolsos de bilhetes aéreos não utilizados, que muitas vezes acabam esquecidos;
• Avaliação constante dos processos de viagens corporativas e revisão da política de viagens;
• Realização de acordos comerciais que garantam bons descontos.

 O importante para sua empresa é saber que os gastos com viagens corporativas não são despesas, mas sim investimentos que vão trazer altos retornos, claro, se forem bem gerenciados. Existem diversos gastos excessivos que podem ser cortados conscientemente, sem interferir no conforto e comodidade do viajante. O processo de economia é simples e fácil de ser aplicado; a empresa só precisa entender o mercado e a sua demanda e começar a implementar métodos com foco na redução de custos.

Entre em contato conosco, e saiba como a Best Way Viagens pode ajuda-lo na gestão das viagens de sua empresa. Se desejar uma visita, informe-nos a sua disponibilidade, que um de nossos consultores irá até a sua empresa.